Werken in opkomende landen, met weinig technologische mogelijkheden en beperkte netwerktoegang, zorgde ervoor dat Mota-Engil op zoek was naar manieren om informatie op elk moment, veilig en lokaal beschikbaar te maken. De zoektocht leidde richting een grotere behoefte aan technologische capaciteit en dus het gevaar van hogere kosten. De samenwerking met Claranet zorgde echter voor een andere uitkomst.
De Mota-Engil Groep
Opgericht in 1946, is de Mota-Engil Group vandaag de dag een multinational met activiteiten gericht op de bouw en het beheer van fysieke infrastructuren, met een aanwezigheid in 25 landen, verdeeld over drie geografische gebieden; Europa, Afrika en Latijns-Amerika. De Mota-Engil Group heeft wereldwijd ongeveer 40.000 medewerkers, die zorgen voor gesegmenteerde activiteiten in vier gebieden: engineering & bouw, milieu & diensten, Transport én Energie & Mijnbouw.
De nationale en internationale portefeuille van de Mota-Engil Groep omvat uiteenlopende projecten zoals de bouw van dammen, de aanleg en het onderhoud van rioleringsinfrastructuur, openbare werken, de bouw van particuliere gebouwen, de aanleg, het onderhoud en het beheer van autowegen en bruggen, mijnbouwprojecten, afvalinzameling en -beheer, de ombouw en aanleg van spoorwegen en het onderhoud van offshore-platforms. Met een geconsolideerde positie onder de 25 grootste Europese bouwgroepen gaat Mota-Engil uit van een filosofie van innovatie, ondernemerschap en groei, gebaseerd op de permanente zoektocht naar nieuwe mogelijkheden om haar bedrijfsactiviteiten te ontwikkelen en uit te breiden.
De beschikbaarheid en technische capaciteit van Claranet waren essentieel, met veel betrokkenheid en dialoog.
Vítor Martins
Diretor IT Corporativo
Mota-Engil
De uitdaging
De grote geografische spreiding van het personeel en de projecten van Mota-Engil, soms in afgelegen gebieden, vormden een echte uitdaging voor het bedrijf om informatie snel beschikbaar te maken voor medewerkers en partners én tegelijkertijd de bescherming en centralisatie van die gegevens te waarborgen; werken in opkomende landen, met weinig technologische mogelijkheden en beperkte netwerktoegang.
Opslagruimte was een van de belangrijkste uitdagingen voor de IT-afdeling van de organisatie; het bestaan van ruim achtduizend mailboxen voor gebruikers met verschillende behoeften, leverde vaak ruimteproblemen op, omdat veel documenten lokaal en dubbel werden opgeslagen. Anderzijds brachten de communicatieprocessen met de geïmplementeerde software beperkingen met zich mee voor het beheer van de medewerkers en de integratie met andere samenwerkingstools.
Het doel was om de samenwerkingstools te standaardiseren en beter gebruik te maken van het potentieel van Microsoft 365, waarvan Mota-Engil de licenties al had, zij het op een gefragmenteerde manier. Er werd gekozen om gebruik te maken van de expertise en ervaring van Claranet op het gebied van migratie-management.
De oplossing
De adoptie van Microsoft 365 was de logische keuze voor Mota-Engil, door de mogelijkheid van migratie van alle accounts naar deze cloud oplossing en het volledige gebruik van de tools van de applicatie.
Vitor Martins, Corporate IT Director van Mota-Engil, benadrukt de betrokkenheid van Claranet op verschillende momenten van het project: “Claranet heeft het vermogen om onze licentiebehoeften te begrijpen en ondersteunde ons bij de definitie van het gebruiksbeleid, bij de definitie van governance en ook bij de technische projecten tijdens de implementatie.”
De MS Office on-premise-oplossing maakte plaats voor Microsoft 365 met alle bijbehorende tools, in een project voor de migratie van achtduizend mailboxen én in gebruikname van Microsoft Teams voor ongeveer vierduizend gebruikers.
Het engineeringteam van Claranet zorgde voor het ontwerp van het gehele securitymodel, inclusief een governance en analytische applicatie om het gebruik van deze oplossingen te beheren, inclusief de inrichting van teams in Microsoft Teams met een vooraf gedefinieerd toegangsbeleid. En Mota-Engil werd tegelijkertijd gedwongen hiervoor om verschillende toegangs- en gebruiksniveaus van documenten te definiëren voor gebruikers in verschillende landen en continenten.
Als onmiddellijk resultaat heeft elke gebruiker nu 1 TB ruimte beschikbaar op OneDrive om documenten te archiveren, evenals 100 GB in hun e-mail inbox, waarmee een van de belangrijkste uitdagingen van het bedrijf is opgelost.
Belangrijkste diensten
- Microsoft 365 (incl. Advanced Threat Protection)
- Change Management
- Beheer Microsoft Teams
- Teams Governance (creatie en controle van de teams in Microsoft Teams)
- Applicatie ‘Voice of employee’
De voordelen
Mota-Engil noemt zes voordelen die een duidelijke invloed hebben gehad op het werk van haar medewerkers sinds het begin van dit project:
- meer flexibiliteit in het samenwerkingsproces;
- meer capaciteit en meer beschikbaarheid van de e-mailbox, met minder behoefte aan hoge bandbreedte;
- meer beveiliging in het gebruik;
- meer gebruik van andere Microsoft-producten;
- meer controle over de informatie (wie heeft ze gemaakt, gewijzigd, wanneer, op welk device, etc.)
Het nieuwe licentiebeheer resulteerde ook in een zesde voordeel, namelijk kostenvermindering. Dit werd veroorzaakt door het gebruik van bestaande Microsoft 365-functionaliteiten die reeds in deze oplossing waren opgenomen en die voorheen tot extra investeringen leidden.
We zijn erin geslaagd de ondersteuning voor de werknemers te verhogen zonder de kosten te verhogen.”
Corporate IT Director - Mota-Engil
Werken is vereenvoudigd
Vítor Martins vermeldt dat het werk van Claranet aan Microsoft 365, de manier waarop mensen als team werken, heeft vereenvoudigd, waardoor werknemers nu een document in real-time en veilig kunnen delen met één enkele toegang, vanuit verschillende delen van de wereld. "Dit heeft ook het aantal reizen en telefoontjes verminderd die nodig zijn om aan hetzelfde document te werken."
De keuze voor deze oplossing heeft het ook mogelijk gemaakt om verder te gaan met nieuwe projecten op IT-gebied ter ondersteuning van de samenwerking, waardoor de focus op cybersecurity is versterkt. "We gebruiken nu het Zero Trust-uitgangspunt, waarmee we meer controle hebben over beveiligingsaanvallen, en we hebben ook een trainingsprogramma voor Security Awareness zodat medewerkers voorbereid zijn om een extra verdedigingslinie te vormen tegen aanvallen," legt Vitor Martins uit.
Daarnaast richt het bedrijf zich nu op het optimaliseren van externe en hybride samenwerking van zijn werknemers en partners, door te investeren in MS Azure Active Directory als basis voor actieve bescherming van nieuwe werkmodellen.